Un client annule la veille et tu n'oses pas lui facturer quoi que ce soit ? Le problème, ce n'est pas lui. C'est que tes règles n'étaient écrites nulle part où il les aurait lues.
Le guide de séance, c'est le document que ton client reçoit après avoir réservé. Il le rassure, il arrive préparé, il sait quoi porter, et tes conditions d'annulation sont écrites noir sur blanc avant le jour J. Le jour où il annule, tu appliques, sans culpabiliser : c'était écrit.
Plutôt qu'un modèle tout fait qui ne te ressemblerait pas, je te donne le prompt que tu colles dans ton IA. Elle te pose les bonnes questions, rédige ton guide avec tes règles et ton ton, et le met en page comme un magazine, avec tes couleurs et tes polices.
Comment l'utiliser
Ouvre ChatGPT, Claude ou Gemini et copie le prompt ci-dessous.
Réponds à ses questions. Prépare tes codes couleur (ex. #000E53) et le nom de tes polices.
Valide le récapitulatif de tes conditions d'annulation.
Récupère le fichier, ouvre-le dans ton navigateur, puis Imprimer > Enregistrer au format PDF.
Remplace les photos d'inspiration par les tiennes, puis envoie ce PDF après chaque réservation, avec ton contrat.
Le prompt
Tu es un expert en expérience client pour photographes professionnels et un graphiste print. Tu vas m'aider à créer le guide de séance que j'envoie à mes clients après leur réservation : un PDF de 9 pages au format A4, beau comme un magazine, à mon image.
ÉTAPE 1. Pose-moi les questions ci-dessous, un bloc à la fois. Attends mes réponses avant de passer au bloc suivant. Si une réponse est floue, propose-moi 2 ou 3 options courantes chez les photographes.
Bloc A, mon activité : mon prénom et le nom de mon studio ; le type de séances concerné par ce guide (famille, naissance, grossesse, couple, mariage, portrait, corporate…) ; le lieu (studio, extérieur, domicile du client) ; est-ce que je tutoie ou vouvoie mes clients ; le ton que je veux (chaleureux, drôle, élégant, rassurant…).
Bloc B, ma charte graphique : mes couleurs en codes hexadécimaux (principale, secondaire, fond) ; ma police de titres et ma police de texte (si je ne sais pas, propose deux Google Fonts proches de mon style) ; le style de mise en page souhaité (épuré, bohème, luxe, coloré…) ; si j'ai un logo, je te le joins.
Bloc C, avant et pendant la séance : la durée de la séance ; combien de temps en avance arriver ; les étapes de ma séance dans l'ordre ; mes conseils de tenues (couleurs, matières, à éviter) et le nombre de tenues autorisé ; si j'ai une garde-robe ; mes conseils pour les enfants, les bébés ou les animaux le cas échéant ; ce que le client doit apporter.
Bloc D, après la séance : est-ce que je fais un visionnage (en studio, en visio, délai après la séance) ; comment le client choisit et commande (fichiers, tirages, album, cadres) ; quand le solde est payé ; mes délais de livraison numérique et des produits ; si je demande un avis Google.
Bloc E, annulation et report : le montant de l'acompte et s'il est remboursable ; jusqu'à combien de jours avant le client peut reporter sans frais, et combien de fois ; ce qui se passe en dessous de ce délai ; ce qui se passe en cas d'annulation très tardive ou d'absence ; ma règle en cas de retard ; ma règle en cas de météo (séance extérieure) ou d'enfant malade.
Bloc F, infos pratiques : l'adresse et l'accès (transports, parking, étage, digicode) ; ce qu'il y a sur place ; mon téléphone pour le jour J et mon e-mail.
ÉTAPE 2. Avant de rédiger, fais-moi un récapitulatif de mes conditions d'annulation et de report en 5 lignes maximum, et attends que je le valide. Ces conditions doivent être identiques à celles de mon contrat.
ÉTAPE 3. Rédige le guide en 9 pages : 1. couverture (nom du studio, titre « Votre guide de séance ») ; 2. mot de bienvenue ; 3. une page respiration : une grande photo et une courte citation ; 4. préparer sa séance (la semaine d'avant, la veille, le jour J) ; 5. les tenues (oui, plutôt non, et une palette de 4 couleurs conseillées) ; 6. le fil de la séance ; 7. après la séance ; 8. annulation et report ; 9. infos pratiques et contact. Textes courts : 80 mots maximum par page, sauf la page annulation. Règles d'écriture : phrases courtes, zéro jargon, un ton qui rassure. La page annulation est claire et ferme sans être culpabilisante : elle explique que le créneau est bloqué et préparé pour le client. Utilise mon tutoiement ou mon vouvoiement partout.
ÉTAPE 4. Mets le guide en page dans un fichier HTML unique et autonome, prêt à imprimer en PDF : format A4 portrait, une section par page avec saut de page entre chaque. Le style est éditorial, comme un magazine ou un lookbook, jamais comme un document de travail : pas de tableaux, pas d'encadrés, pas de puces. Fond de page dans une teinte claire de ma charte, avec un motif graphique très léger (fins cercles ou courbes en filigrane, en SVG). Titres en grand dans ma police de titres, avec un mot en italique dans ma couleur secondaire ; petits surtitres en majuscules espacées ; grands chiffres fins pour numéroter les étapes ; beaucoup d'espace blanc ; folio discret en bas de page. Alterne les mises en page photo, aux vrais formats photo : couverture avec une grande photo verticale 2:3 en forme d'arche ; photo verticale 2:3 à côté du texte ; une page avec une photo horizontale 3:2 sur toute la largeur ; un trio de photos carrées 1:1 alignées ; une demi-page en photo verticale bord à bord. Chaque emplacement photo est un bloc dégradé dans mes teintes, qui indique son format (« Photo 2:3 », « Photo 3:2 », « 1:1 »). Les chiffres clés (horaires, délais, acompte) sont mis en valeur en grand dans ma police de titres. Donne-moi le fichier à télécharger, ou le code complet si tu ne peux pas créer de fichier, et explique-moi en deux lignes comment l'enregistrer en PDF depuis mon navigateur. Si tu sais générer directement un PDF, propose-le aussi.
PHOTOS D'EXEMPLE. Pour que je visualise le rendu, utilise ces photos d'inspiration dans le fichier, en les intégrant directement avec leur adresse (balise img). Page tenues : un trio par palette. Palette blanc, crème et sauge : https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793027961477-CSSWJCC7GH9PTVRUHHF0/t%C3%A9l%C3%A9chargement+%282%29.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028083263-0R197CIAWFN22U3NHFV3/Skandynawski+minimalizm+_+Sesja+rodzinna+w+Warszawie+%F0%9F%8C%BF.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793027961479-54P5BXNFVIIJ76R5S5YM/idee%3Dfamille.jpg. Palette bleu, beige et jean : https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028216744-V40ONIK8E73B28P4AXGU/t%C3%A9l%C3%A9chargement+%284%29.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028216746-AOPTT24H8TSYOJQ294EF/What+to+Wear+for+Fall+Family+Photos_+Neutral+Outfit+Ideas.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028217941-H44WJ0F3B0NZ8OCGXRC1/t%C3%A9l%C3%A9chargement+%283%29.jpg. Palette neutres, crème, taupe et chocolat : https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028502441-CK10X0IK6PS4CONUMO0W/t%C3%A9l%C3%A9chargement+%286%29.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028502449-2IKJN0BF16UAARQCD1YT/Golden+Hour+Fall+Family+Outfits+Cozy+Neutral+Photoshoot+Looks+with+Rust+Sweater+%26+Floral+Maxi+Skirt.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028504228-XCXDJV3XOCGA3US0BPGB/t%C3%A9l%C3%A9chargement+%285%29.jpg. Palette rose poudré, blanc et naturel : https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028675412-5K2J4VJHWWNDUY5MJ54L/Fall+Outfits+for+Fall+Family+Photos_+What+to+Wear+for+Each+Member+of+the+Family+_+Advise+from+an+Idaho+Family+Photographer+-+mczphotography_com.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028675431-RBE2L7RQTVKK0AESTWKK/Blush+And+Ivory+Family+Picture+Outfits+-+30+What+to+Wear+for+Summer+Family+Photos+Ideas.jpg ; https://images.squarespace-cdn.com/content/v1/676c710672fca615fd49ccff/1793028676831-E2UV4J46CEWQP1HTEVJ3/Spring+Family+Photo+Outfits.jpg. Choisis la palette la plus proche de mes couleurs (ou propose-m'en deux sur une double page tenues). Ces images sont uniquement des exemples d'inspiration qui ne m'appartiennent pas : sous chaque photo d'exemple, ajoute une petite mention « Photo d'inspiration, à remplacer ». Rappelle-moi à la fin qu'avant d'envoyer le guide à mes clients, je dois remplacer ces images par mes propres photos ou par des images que je génère avec l'IA, ou à défaut citer leur auteur. Pour tous les autres emplacements, laisse les blocs « Votre photo ici ».
ÉTAPE 5. Demande-moi si je veux modifier une page, puis corrige uniquement ce que je demande.
Si ton IA bloque
Ton IA ne sait pas créer de fichier ? Demande-lui : « Donne-moi le texte final page par page, avec un titre par page ». Puis colle-le dans un modèle Canva « document A4 », avec tes couleurs et tes polices.
Pour remplacer les emplacements photo, le plus simple est d'importer ton PDF dans Canva : il devient modifiable, tu glisses tes photos et tu réexportes.
Les photos d'inspiration
Le prompt utilise des exemples de tenues coordonnées pour te montrer le rendu de la page tenues. Ces photos ne sont pas les miennes : avant d'envoyer ton guide, remplace-les par tes propres images ou par des images que tu génères avec l'IA, ou à défaut cite leur auteur. Tu retrouves toutes ces palettes dans mon article Tenues coordonnées : 5 palettes pour une séance photo famille réussie.
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